Tão importe quanto realizar atividades de manutenção preventiva, corretiva ou melhoria é garantir que sejam adequadamente registradas e arquivadas. Estes registros ajudam na tomada de decisão quanto o tipo e a frequência de manutenção aplicada aos equipamentos, destinação de investimentos, itens de estoque entre outros.

Para o aprimoramento do plano de manutenção preventiva, faz-se necessário conhecer o histórico dos equipamentos, ou seja, saber tipo e frequência de manutenção, melhorias desenvolvidas no equipamento, reincidência de defeito entre outros. Essas informações são mais facilmente obtidas quando da existência do histórico do equipamento onde são registradas todas as intervenções realizadas no equipamento, com
data e responsável.